Whistleblowerordningen hos Filadelfia har til formål, at sikre trygge rammer for, at ansatte og øvrige personer, med en arbejdsmæssig tilknytning til Filadelfia, herunder bl.a. eksterne samarbejdspartnere og leverandører, kan ytre sig om kritisable forhold i Filadelfia uden at frygte for negative konsekvenser.
Link til whistleblowerordning
Formålet med whistleblowerordningen er herudover, at sikre, at Filadelfias ansatte og eksterne samarbejdspartnere, herunder leverandører, har adgang til i god tro at videregive oplysninger om grove fejl eller forsømmelser eller væsentlige fejl og forsømmelser hos Filadelfias administration eller borgerbetjening.
Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl, krænkende handlinger og andre utilfredsstillende forhold mv.
Filadelfia opfordrer fortsat medarbejderne til, at rette henvendelse til deres nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant.
Indberetninger til whistleblowerordningen sker skriftligt (elektronisk) via en webportal, Safe2Whistle, der kan tilgås fra Filadelfias intranet for medarbejderen og fra internettet for eksterne samarbejdspartnere.
Filadelfia tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen. Personer, der i god tro indberetter om oplysninger, som falder inden for Filadelfias whistleblowerordning, er derfor beskyttet mod at blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner som følge af indberetningen. Der henvises i øvrigt til whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29/06/2021 med eventuelle senere ændringer).
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.
Hvem kan foretage en indberetning?
Alle medarbejdere på Filadelfia kan benytte whistleblowerordningen.
Derudover kan følgende persongrupper, som i forbindelse med deres arbejdsrelaterede aktiviteter får kendskab til alvorlige overtrædelser, foretage en indberetning til Filadelfias whistleblowerordning:
- Selvstændigt erhvervsdrivende, fx selvstændige erhvervsdrivende, som Filadelfia samarbejder med
- Aktionærer og medlemmer af direktionen, bestyrelsen, tilsynsrådet eller tilsvarende ledelses-organ i en virksomhed, som Filadelfia samarbejder med
- Frivillige
- Lønnede eller ulønnede elever, studerende og praktikanter
- Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører, som Filadelfia samarbejder med
- Personer, hvis arbejdsmæssigt forhold er ophørt
- Personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt
Hvad kan der indberettes om?
Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette om forhold, som er omfattet af whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29. juni 2021). Der kan således indberettes til Filadelfias whistleblowerordning om:
- ·visse overtrædelser af EU-retten og alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt
Med hensyn til indberetninger om overtrædelser af EU-retten, kan der fx indberettes om:
- Overtrædelser vedrørende reglerne om offentlige udbud og reglerne om folkesundhed. Der henvises til de nærmere regler i artikel 2 i EU-direktivet 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer der indberetter om overtrædelser af EU-retten.
Ved alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt forstås fx:
- Strafbare forhold, fx overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
- Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, herunder fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el.lign.
- Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el.lign.
- Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
- Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af seksuel chikane eller anden grov chikane
Whistleblowerordningen kan som udgangspunkt ikke anvendes i forhold til utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser såsom fx overtrædelser af interne retningslinjer for rygning, alkohol og sygefravær og mindre grove personrelaterede konflikter og uoverensstemmelser.
Filadelfia opfordrer i disse tilfælde til, at medarbejderne i stedet inddrager deres nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant.
Sådan indberetter du:
Foretager du en indberetning, kan følgende oplysninger være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:
- Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede per-son/personer
- Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen
Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt.
Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen.
Uanset om du indberetter i eget navn eller anonymt gælder det som udgangspunkt, at oplysninger om din identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes, ikke uden dit udtrykkelige samtykke, må videregives til andre end autoriserede medarbejdere, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger i Filadelfia whistleblowerordning.
Sådanne oplysninger om din identitet vil også uden dit samtykke kunne videregives til anden offentlig myndighed, når videregivelsen sker for at imødegå overtrædelser, eller med henblik på
at sikre en indberettet persons ret til et forsvar, fx i forbindelse med indgivelse af politianmeldelse eller anmeldelse til anden kontrollerende myndighed.
Sådan håndterer vi sagen
Indberetninger til whistleblowerordningen sker som nævnt ovenfor elektronisk via en webportal, Sa-fe2Whistle, der kan tilgås fra Filadelfias intranet for medarbejderen og fra internettet for eksterne samarbejdspartnere
Bech-Bruun administrerer ordningen som databehandler. Den eksterne forankring har til formål at sikre uvildighed og objektivitet i behandlingen af indberetningerne.
Bech-Bruun vil som ekstern administrator af ordningen frasortere de indberetninger, som ikke falder inden for ordningens formål og som derfor i stedet skal behandles via de almindelige kommunikationskanaler. Du vil i den forbindelse blive opfordret til at rette din henvendelse til den relevante person, fx din nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant, tillidsrepræsentant eller at gøre brug af andre kanaler.
Indberetninger, der falder inden for ordningen, videresendes via whistleblowerportalen til whistleblowerenheden hos Filadelfia. Whistleblowerenheden består af direktionen.
Whistleblowerenheden vil herefter foretage den indledende behandling af indberetningen og vurderer, om yderligere behandling er nødvendig. Herefter vil undersøgelsen af indberetningen ske efter normal praksis og retningslinjer hos Filadelfia. Hvis det under behandlingen af indberetningen findes nødvendigt at inddrage andre relevante personer fra Filadelfia, vil whistleblowerenheden inddrage sådanne, idet oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes dog ikke videregives uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke. Såfremt en indberetning resulterer i en personalesag, vil behandlingen heraf ske i overensstemmelse med normal praksis hos Filadelfia ved inddragelse af HR-funktionen.
Bech-Bruun orienteres via whistleblowerportalen om resultatet af undersøgelsen og vurderer, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser.
Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil du modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Du vil som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, at du har modtaget denne bekræftelse, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Hvis behandlingen af din indberetning kræver længere tid end 3 måneder, vil du modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt. Du vil som udgangspunkt inden for rammerne af lovgivningen blive orienteret om udfaldet af undersøgelserne.
Al kommunikation mellem dig og Bech-Bruun sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du følger sagen, hvis du ønsker at modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, en begrundelse for længere sagsbehandlingstid samt ønsker at modtage en orientering om udfaldet af undersøgelserne af din indberetning.
Beskyttelse af personen, som foretager indberetning (Whistlebloweren)
Filadelfia tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen. Personer, der i god tro indberetter om oplysninger, som falder inden for Filadelfias whistleblowerordning, er derfor beskyttet mod at blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner som følge af indberetningen. Der henvises i øvrigt til whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29/06/2021 med eventuelle senere ændringer).
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.
Tavshedspligt
Bech-Bruun er som ekstern administrator sammen med Filadelfias whistleblowerenhed samt de personer, som måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelser af indberetningen, foruden tavshedspligt på andet grundlag, underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der er eller har været til genstand for behandling i whistleblowerordningen.
Underretning af den person, som indberetningen vedrører, og andre personer
Fordi whistleblowerloven foreskriver tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i en indberetning, vil personer, som indberettes, som udgangspunkt ikke få adgang til oplysningerne, medmindre det sker som led i Filadelfias opfølgning på en indberetning.
Hvis indberetningen vurderes at falde uden for Filadelfias whistleblowerordning, vil den berørte person blive underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.
Databeskyttelse
Behandling af personoplysninger i forbindelse med en indberetning sker med hjemmel i whistleblower-lovens §22, hvorefter behandling af personoplysninger omfatter af databeskyttelsesforordningens artikel 6,9 og 10 kan ske, hvis det er nødvendigt for at behandle en konkret indberetning, der er modtaget i en whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven.
Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandling af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.
Filadelfia, Kolonivej 1, 4293 Dianalund, CVR nr. 64 72 34 13 er dataansvarlig for whistleblowerordningen.
Underretning af den person, som indberetningen vedrører og andre personer
Fordi whistleblowerloven foreskriver tavshedspligt med hensyyn til oplysninger, der indgår i en indberetning, vil personer, som indberettes, som udgangspunkt ikke få adgang til oplysningerne, medminde det sker som led i Filadelfias opfølgning på en indberetning
Hvis indberetningen vurderes at falde uden for Filadelfias whistleblowerordning, vil den berørte person blive underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.
Yderligere oplysninger
Kontakt advokat Morten Ulrich, Bech-Bruun, på +45 7227 3468, hvis du har spørgsmål til whistleblowerordningen.
Hvis du vil klage over behandlingen af personoplysninger, skal du kontakte Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København, dt@datatilsynet.dk.
Hvis du ikke føler dig tryg ved at benytte Filadelfias whistleblowerordning, eller af andre grunde hellere vil benytte en ekstern whistleblowerordning, har du mulighed for at benytte Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, hvor det er muligt at foretage skriftlige og mundtlige indberetninger. Datatilsynets whistleblowerordning kan tilgås via Datatilsynets hjemmeside.